Vad är ett fullmäktigemöte (FM)?
Golden retrieverklubben (GRK) har efter beslut på klubbmötet 2006 och 2007 övergått till fullmäktigesystem. Det ordinarie FM ersätter då det tidigare ordinarie klubbmötet. Till FM kommer de delegater som de olika aktivitetssektionerna utsett till sina representanter. I stadgarna regleras hur många delegater som får skickas till FM beroende på hur många medlemmar som företräds. Stora sektioner skickar alltså fler delegater än de små. Antalet delegater styrs av hur många medlemmar som fanns i resp. sektioner den 31/12 året innan FM. Alla medlemmar räknas in, även familjemedlemmar.

Hur ofta sammanträder FM?
I gällande stadgar står att FM ska avhållas årligen senast den 31 mars.

Fullmäktigemötet är det högsta beslutande organet inom GRK.
Här väljs den styrelse som ska arbeta under kommande mandatperiod, klubbstyrelsen. Här får också den avgående styrelsen bl. a redovisa sitt nedlagda arbete under den gångna perioden. Det gör man i  verksamhetsberättelsen. I denna finns också den ekonomiska redovisningen för perioden. På FM behandlas också motioner som är inlämnade från sektioner och medlemmar. Till FM kan även klubbstyrelsen hänskjuta ärenden för beslut.

Valberedningsarbete
Valberedningen har ett mycket viktigt uppdrag. Dess uppgift är att finna lämpliga kandidater till de olika posterna i klubbstyrelsen. Det gör man genom att hålla kontakt med bl. a sektionerna och andra aktiva inom klubben för att få tips om kandidater. Enskild medlem kan också givetvis lämna förslag.
Valberedningen lämnar sedan ett förslag till FM, som i sin tur tar ställning i frågan om vilka som skall sitta i den kommande klubb-styrelsen. Utöver valberedningens förslag kan på FM mycket väl föreslås andra kandidater.

Vem har rösträtt på FM?
Endast delegaterna från sektionerna har rösträtt. De är väl förberedda och har på hemmaplan, på sektionsårsmötet, i sin styrelse eller med olika medlemmar, diskuterat de frågor som kommer upp på dagordningen. Normalt sett har de fått i uppdrag att i enlighet med beslut tagna på hemmaplan föra fram den ståndpunkt de ska representera. Givetvis kan deras ställnings-tagande ändras om ny information uppkommer under förhandlingarnas gång.

Hur vet medlemmarna vad som ska diskuteras på FM?  Handlingar som ska behandlas på FM, skickas av klubb-styrelsen till sektionen, senast den 31 januari, för att sedan tas upp till behandling på sektions- årsmötet. De delegater  sektionen anmält till FM, skall tre veckor innan FM ha de handlingar som behövs för att gemen-samt kunna förbereda sig inför mötet.

Hur utser sektionerna sina FM-delegater?
Sektionsstyrelsen har i uppdrag att utse delegater från sitt geografiska område. Delegaterna behöver inte vara styrelsemedlemmar utan kan vara klubbmedlemmar som ansetts vara lämpade att representera sin sektion och föra dess talan. Huvudsaken är att de är medlemmar i den aktuella sektionen.

Får vem som helst besöka FM?
Alla som är medlemmar i GRK har närvaro- och yttranderätt.

Arbetsbeskrivning för valberedning

Sektionens valberedning 

Valberedningen väljs av sektionens årsmöte. Antal ledamöter i valberedningen är tre, varav en utses till ordförande. Ordförande i valberedningen väljs för en tid av ett år, från ordinarie sektionsårsmöte till nästa ordinarie sektionsårsmöte. Övriga ledamöter i valberedningen väljes på två år, så att en ledamot alltid står kvar då ny ledamot väljs.

Valberedningens uppgift är att lämna förslag på kandidater till de styrelseposter som skall väljas på nästkommande sektionsårsmöte. Dessutom skall valberedningen lämna förslag på kandidat till posten som revisor. Valberedningen skall vara opartisk mot sektionsstyrelsen. Det innebär att ingen ledamot av valberedningen får vara från t.ex. samma familj som någon av sektionsstyrelseledamöterna. Valberedningens roll inom en förening är mycket viktig De som sitter i valberedningen har ett mycket stort inflytande över klubben och därför bör uppgiften som valberedning tas på största allvar.

En väl fungerande valberedning arbetar under hela verksamhetsåret. Namn och telefonnummer till valberedningens sammankallande bör publiceras i sektionsspalten i Golden Nytt. Så snart som möjligt efter att valberedningen har utsetts bör den träffas för att diskutera igenom hur arbetet inför nästa årsmöte skall läggas upp. Vilka val som är aktuella, hur man skall skaffa sig information om hur styrelsearbetet fungerar och hur man skall nå ut till medlemmarna för att få in nomineringar till de olika posterna som skall besättas. Det är viktigt för en valberedning att känna till hur klubben är organiserad. Ett brett kontaktnät bland medlemmarna är också önskvärt hos valberedningens ledamöter.

Vilka val som skall beredas till nästa år får valberedningen ta reda på genom att läsa årsmötesprotokoll. Angående sektionsstyrelseledamöters mandattider se avsnittet om sektionens årsmöte.

Ett sätt för valberedningen att skaffa sig information om hur de olika styrelseledamöterna sköter sitt uppdrag är att begära att få samtliga styrelseprotokoll. Valberedningen kan även begära att få närvara vid något av sektionsstyrelsens styrelsemöten under året. Enskilda intervjuer med styrelseledamöterna är också ett bra sätt att skaffa sig information. Naturligtvis skall valberedningen handskas konfidentiellt med de personliga uppgifter man får vid dessa kontakter. Valberedningen ska i första hand ta reda på ledamöternas närvarofrekvens vid styrelsens sammanträden samt visat intresse och engagemang. Det är viktigt att valberedningen når ut till medlemmarna så att de vet till vem de kan nominera kandidater till styrelsen. Det kan ske genom information i klubbtidningen eller på något annat vis som når alla medlemmar inom sektionen. Även personliga kontakter skall naturligtvis användas för att få in nomineringar.

När valberedningen har skaffat sig en bild av hur de olika styrelseledamöterna fungerar i styrelsen samt fått in nomineringar från medlemmarna är det dags för valberedningen att ta ställning till de nominerade kandidaterna. Först bör man ställa frågan om den sittande styrelseledamoten, vars mandat går ut, är villig att ställa upp för omval. Om svaret är ja är det upp till valberedningen att ta ställning till om de anser att den aktuella ledamoten skall förslås för omval. Om den sittande ledamoten inte vill ställa upp för omval är det valberedningens uppgift att i första hand bland de nominerade hitta en lämplig efterträdare. Om det inte finns någon nominerad eller om valberedningen inte anser att någon av de nominerade är lämplig för uppdraget är det valberedningen uppgift att söka reda på en lämplig kandidat som är villig att åta sig uppdraget.

När valberedningen är färdig med sitt förslag till vilka som skall väljas till styrelsen och revisor bör den sittande styrelsen informeras om valberedningen ställningstagande. På sektionens årsmöte bör valberedningens förslag finnas skriftligen så att alla mötesdeltagare kan ta del av det innan mötet börjar. När det är dags för valen på årsmötet presenterar någon från valberedningen, oftast den sammankallande, de föreslagna kandidaterna. Naturligtvis kan ytterligare kandidater nomineras av medlemmar direkt på mötet. I sådana fall genomförs ett val antigen med öppen eller sluten omröstning. När valen är genomförda på årsmötet har valberedningen slutfört sitt uppdrag.

--------------------------------